La Legge n. 241 del 1990 sulla trasparenza delle attività della Pubblica Amministrazione, oltre a stabilire norme precise sull’iter dei procedimenti amministrativi (termine per la conclusione, indicazione del responsabile del procedimento, notifica dell’avvio del procedimento all’interessato, ecc.) riconosce al cittadino il diritto di accedere ai documenti amministrativi, ai provvedimenti e alle fonti, garantendogli la possibilità di partecipare al procedimento che lo riguarda.
Il diritto di accesso può essere esercitato nei confronti delle pubbliche amministrazioni (amministrazioni dello Stato, aziende autonome, enti pubblici) e dei concessionari di servizi pubblici.
Ai sensi dell’art.22 della legge 241/1990 è considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti , anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzata ai fini dell’attività amministrativa.
La consultazione dei documenti amministrativi è però regolata da precise limitazioni.
Innanzi tutto solo chi è portatore di un interesse giuridicamente qualificato, sia pretensivo che oppositivo, può chiedere di accedere agli atti. Vi sono però talvolta interessi superiori( es

egreto di stato, procedimenti cautelari ragioni di riservatezza ecc.)che non lo consentono.
Vi sono due modalità di accesso agli atti della P.A.:l'accesso informale e quello formale.
Il primo si realizza senza formalità alcuna attraverso la semplice presentazione di un documento di riconoscimento e la dichiarazione orale dell'interesse di cui si è portatori presso l'ufficio che detiene gli atti dell'istruttoria procedimentale ( tale ufficio assieme al nome e cognome del responsabile del procedimento in questione è e deve essere indicato nella comunicazione di avvio dell'inizio del procedimento precedentemente notificata agli interessati);l'ufficio, se non sussistono impedimenti(segreto,interessi cautelari ecc. come già detto),provvede a dare visione degli atti ed eventualmente a farne delle copie fotostatiche.
Talvolta invece possono sussistere renitenze da parte dell'ufficio (es:quando non sono chiare o certe le generalità dell'interessato); in casi come questi si procede all'accesso formale che consiste nella redazione di una domanda scritta contenente in particolare le generalità dell'interessato e l'interesse di cui è portatore. Sui requisiti e l`opportunità di accettare la domanda e consentire l'accesso agli atti provvede l'ufficio in cui ha sede l'istruttoria procedimentale e il responsabile del procedimento.